個人情報保護方針

　特定非営利活動法人ＳＣＯＰ（以下、当法人という）は、主業務である地域ガバナンスの確立に向けて、日々、多くの個人情報を含む情報を収集（取得）し、活用しています。このような事業を行う者として、個人情報の保護が当法人にとって重要な責務であることを認識し、個人情報保護方針の制定および全職員への周知徹底とともに、確実に実行します。

プライバシーマークについて

当法人は個人情報の取扱いを適切に行う事業者として、財団法人日本情報処理開発協会（JIPDEC）より「プライバシーマーク（Ｐマーク）」使用許諾事業者の認定を受けています。

プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。

1. 個人情報の収集（取得）、利用、提供について

• 個人情報の収集（取得）は、利用目的を明確に定め、適正かつ公正な手段によって行います。
• 個人情報の利用は、本人の同意を得た利用目的の範囲内で行います。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用する場合は、あらかじめ本人の同意を得て行います。
• 個人情報の第三者への提供は、原則として行なわないこととしています。提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得て行ないます。
• 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内で、正確かつ最新の状態で管理いたします。また、目的外利用を行わないこと、および、そのための措置を講じます。

2. 個人情報の安全管理ついて

　個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどを防ぎ、また、それらを予防するための組織的、人的、物理的および技術的な対策を講じ、安全に管理します。

3. 個人情報保護に関する法令およびその他の規範の遵守について

• 当法人は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
• これらの法令および指針その他の規範に適合した当法人の個人情報保護に関する内部規程を策定し、維持します。

4. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

　個人情報保護方針を適切かつ効果的に実践するために、当法人は内部規程等を含む個人情報保護マネジメントシステムを構築し、運用しています。これら個人情報保護マネジメントシステムの実効性をより一層高めるために、その運用状況の監査を実施するとともに、継続的な見直しおよび改善を図ってまいります。また、すべての職員に対し、個人情報保護マネジメントシステムに関する教育を行います。

5. 苦情および相談への対応について

　当法人の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、苦情については、下記の問い合わせ窓口までご連絡ください。

保有個人データについて、本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等（内容の訂正、追加または削除）、利用停止等（利用の停止、消去および第三者への提供の停止）の求めに遅滞なく対応します。

　

　　　【お問い合わせ及び苦情の窓口】

　　　　特定非営利活動法人SCOP 個人情報相談窓口

　　　　　電話番号：0263-36-9180　FAX番号：0263-36-9185

　
　

　当法人は、この個人情報保護方針を職員一人ひとりがその趣旨と意図を十分理解した上で、細心の注意を払って日常の業務遂行にあたり、個人情報の保護に努めてまいります。

個人情報の取扱いについて

当法人は、個人情報を取得するにあたり、あらかじめ以下の項目を通知し同意を得ます。

1. 個人情報を取得する法人の名称

特定非営利活動法人ＳＣＯＰ

2. 当法人の個人情報保護管理者の役職名および連絡先

　　　<個人情報保護管理者の役職>

　　　　総務係長

　　　<連絡先>

　　　　電話番号：0263-36-9180　FAX番号：0263-36-9185

3.個人情報の利用目的

当法人の個人情報の利用目的は下記のとおりです。

1. 委託業務等遂行

• 受託業務の担当者、協力事業者、モニター等への連絡や通信に利用します。
• 業務遂行の記録として利用します。また、当法人の業務実績として広報に利用する場合もあります。
• 受託元へ入札資格の証明や実施体制等を届ける場合に従業者の情報等を利用します。
• 委託業務契約を締結するために利用します。
• 見積書、請求書発行のために利用します。

 

2. 経理業務

　会計処理のために利用します。

3. 人事業務

　採用にあたって、個人情報を提供していただき選考に利用します。また、問い合わせに対する回答や資料送付時等に利用します。

4. 個人情報を第三者に提供することが予想される場合の事項

　当法人は、提供頂いただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
本人の同意を得ていない場合には、改めて以下の事項を通知し、必要な範囲に限り個人情報を第三者に提供します。

• 第三者に提供する目的
• 提供する個人情報の項目
• 提供の手段または方法
• 当該情報の提供を受ける者または提供を受ける者の組織の種類、属性
• 提供先と個人情報の取扱いに関する契約を締結している場合にはその旨

5. 個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合

　個人情報保護管理体制について一定の水準に達していると当法人が認めた委託者に業務委託の目的で委託することがあります。

6. 個人情報の利用目的の開示等の申請、問い合わせ、苦情の窓口

　本人からの求めにより、当法人が保有する保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去および第三者への提供の停止（「以下、開示等」といいます。）に応じます。開示等のお問合せ、苦情の申出は下記窓口までお願い致します。

 

　　　【お問い合わせ及び苦情の窓口】

　　　　特定非営利活動法人SCOP 個人情報相談窓口

　　　　　電話番号：0263-36-9180　FAX番号：0263-36-9185

7. 個人情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

　当法人への個人情報提供は任意ですが、当法人が依頼する情報の提供がない場合や内容が正確でない場合は、円滑なサービスに支障をきたす可能性がございますのでご了承下さい。

8. Cookieなどの技術的方法を用いて個人情報を取得することはありません

個人情報に関する「利用目的の通知、開示等」のご案内

　特定非営利活動法人ＳＣＯＰ（以下、当法人）が保有する個人データ又は第三者提供記録に関する利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除（以下、訂正等という）、利用停止・第三者提供の停止（以下、利用の停止等という）については、すべて所定の書類を本人、または本人の代理人、相続人（以下、本人等という）から提出いただくことによりお受けいたします。電話、電子メールによる受付はいたしておりませんのでご遠慮ください。

1. 利用目的の通知や開示の請求があった場合の取扱い

• 利用目的の通知や開示の請求は、本人に関する当法人の保有個人データ又は第三者提供記録を対象とします。
• 保有個人データ又は第三者提供記録であっても、次のいずれかに該当する場合には、その全部または一部の開示ができません。

2-1.利用目的の通知

　　　　ア.本人確認ができない場合
　　　　イ.本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
　　　　ウ.当該事業者の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
　　　　エ.国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要が
　　　　　　ある場合で、利用目的を本人に通知することによって当該事務の遂行に支障を
　　　　　　及ぼすおそれがあるとき
　　　　オ.すべての保有個人データの利用目的が本人の知り得る状態に置かれていて、
　　　　　　当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合

2-2.開示

　　　　ア.本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
　　　　イ.当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
　　　　ウ.法令に違反することとなる場合

2-3.請求ができる方

　開示等の請求ができる方は、本人もしくはその代理人、または、本人の相続人のみとします。

2-4.本人による利用目的の通知や開示の請求手続

　　　　ア.本人確認のため、本人であることが確認できる写真付資料（運転免許証・パスポート・写真付住基カード等）の提示をしてください。
　　　　イ.当法人所定の請求書等用紙に必要事項を記入し提出してください。

　　【保有個人データ 利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等 請求申請書】は、こちらからダウンロードしてください。

　　（注）本人であることの確認等ができる場合のみ郵便による請求も受付けます。

2-5.代理人による請求手順

　　　　ア．法定代理人（親権者、成年後見人等）の場合
　　　　　1）　代理権限を証するものと、代理人自身の本人確認ができる顔写真付資料の提示をしてください。
　　　　　　　場合によっては、委任状の作成を依頼することがあります。
　　　　　2）　当法人所定の請求書等用紙に、請求者本人の名前を付したうえで代理人として
　　　　　　　署名捺印したものを提出してください。

　　　　　　【委任状】は、こちらからダウンロードしてください。

　　　　イ．任意代理人の場合
　　　　　1）　当法人所定の委任状の作成し、提出してください。
　　　　　2）　請求時には、請求者本人に対し電話等適宜な方法により、意思や請求内容等を確認します。
　　　　　　　また、代理人自身の本人確認ができる顔写真付資料の提示してください。

　　　　　　【委任状】は、こちらからダウンロードしてください。

2-6.相続人による請求の場合の請求手順

　　　　ア．被相続人の氏名がわかり、相続人に相続権があることを示す資料の提示してください。
　　　　イ．当法人所定の請求書等用紙に、被相続人名（本人名）を付したうえで相続人として
　　　　　　署名捺印したものを提出してください。
　　　　ウ．相続人自身の本人確認が出来る顔写真付資料の提出してください。

2-7.開示および利用目的の通知

　　　　ア．開示が可能な保有個人データを検索し、これを書面により開示（回答）します。
　　　　イ．検索の結果該当するものがない場合には、その旨開示（回答）します。
　　　　ウ．請求の受付からおおよそ10営業日を目安に開示（回答）します。
　　　　エ．請求への開示（回答）は、原則として請求者宛の郵便によって行います。
　　　　オ．法の定めにより開示ができない場合には、その旨を回答します。

2-8.利用目的の通知及び開示の手数料

　　　　ア．基本料金　1件につき600円（資料印刷が10枚まで、消費税を除く）
　　　　イ．付加手数料　実費（資料印刷が10枚を超える場合は、11枚目から1枚につき60円、消費税を除く）
　　　　ウ．郵送料　実費

2. 訂正等の請求があった場合の取扱い

当法人が保有しているデータの内容が事実でないことを理由として、当該データの訂正等の請求があった場合の取扱いは以下のとおりとします。

• 訂正等の請求は、《1. 利用目的の通知や開示の請求があった場合の取扱い》に定める方法と同様とします。ただし、手数料については無料です。
• 訂正等の請求があった場合には、次のとおり対応します。

　　　回答内容については、理事長の承認を得て通知します。
　　　　ア．事実確認等必要な調査をします。
　　　　イ．調査の結果、訂正等が必要な場合には、保有個人データの訂正等を行います。
　　　　ウ．対応結果を請求者に文書により通知します。なお、訂正等を行わない場合は、その理由などを説明します。

3. 利用の停止等の請求があった場合の取扱い

• 次の場合には、本人は、当法人に対して請求者本人に関する保有個人データの利用を停止、消去または第三者への提供停止を請求することができます。

ア．当法人が、当該保有個人データを利用目的以外で取り扱っている場合
イ．当法人が、偽りその他不正な手段により保有個人データを取得している場合

ウ．当法人が、請求者の同意を得ないで当該保有個人データを第三者に提供している場合
　　（この場合の同意には、取得の状況から本人の同意が明らかな場合等を含む）

• 利用停止等の請求は、《1. 利用目的の通知や開示の請求があった場合の取扱い」》に定める方法と同様とします。ただし、手数料については無料です。
• 利用停止等の請求があった場合には、次のとおり対応します。

回答内容については、理事長の承認を得て通知します。
ア．事実の確認等必要な調査をします。
イ．調査の結果、請求の事実が判明したときは、請求の主旨に沿い、次の対応をします。
　1）　利用停止等請求事項の実施
　2）　1）が困難な場合にはこれに代わる措置の実施

• 当法人が、利用停止等を実施したときは、内容を文書により通知します。なお、利用停止等を行わない場合は、その理由などを説明します。

　利用停止等を行う必要がない場合は以下のとおりとします。
ア．本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
イ．当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ウ．法令に違反することとなる場合

4. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいなどを防ぎ、また、それらを予防するための組織的、人的、物理的および技術的な対策を講じ、安全に管理します。具体的には、安全管理として以下に示す措置を講じています。

• 基本方針の策定
  個人情報の適切な取り扱い確保のための方針を「個人情報保護方針」として策定しています。
• 規律の整備
  個人情報の取得、利用、保存などを行う基本的な取り扱い方法を「個人情報保護基本規定」「個人情報保護取扱細則」として整備しています。
• 組織的安全管理措置
  ２．に従って個人情報が取り扱われていることを責任者が定期的に確認し、従業者から責任者に対する報告連絡体制を整えています。
• 人的安全管理措置
  個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施するとともに、個人情報保護に関する事項を就業規則に記載しています。
• 物理的安全管理措置
  「物理的安全対策規定」を策定し、これに基づいて以下の措置を講じています。
  ・個人情報を取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人情報を閲覧できない措置
  ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置
• 技術的安全管理措置
  「技術的安全対策規定」を策定し、これに基づいて以下の措置を講じています。
  ・個人情報を取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人情報への不要なアクセスを防止
  ・個人情報を取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みの導入

5.申請書等の提出先

申請書等は、特定非営利活動法人ＳＣＯＰ　個人情報問合せ窓口まで提出してください。

不明な点があれば、問い合わせフォームからお問い合わせください。
　
　問い合わせフォームはこちらです。

注意事項

• 申請書および本人確認書類に記載される個人情報は、開示および利用目的の通知を行うために必要な範囲で利用いたします。
• ご提出いただきました申請書および本人確認書類は返却いたしません。各請求書は、当社にて適切に管理し、本人確認が終了した後、当法人にて廃棄します。
• 申請書および本人確認書類の内容などを確認するため、当法人から請求者に対して電話等でご連絡させていただく場合があります。
• 開示および利用目的の通知の手続きなどにつきましては、予告なく内容の一部または全部を変更する場合があります。